Новостная статья

Дистанционные аудиты TÜV AUSTRIA

01/10/2020 | Жизнь, обучение и сертификация

Особые времена требуют особых мер. Во время пандемии CoVID-19 все аудиты в области сертификации системы менеджмента, если это возможно, проводятся в виде дистанционных аудитов без посещения предприятия. TÜV AUSTRIA заблаговременно свяжется с вами до планового срока аудита, и ваш аудитор согласует с вами детали аудита (содержание / технические вопросы проведения).

Ниже мы предлагаем вашему вниманию самые важные аспекты, касательно дистанционных аудитов, оформленные в формате часто задаваемых вопросов и ответов (FAQ):

Аудит запланирован на ближайшие недели. Будет ли он проведен по графику?

Да, TÜV AUSTRIA соблюдает все требуемые сроки, при этом предлагая рассмотреть проведение аудита дистанционно там, где это возможно и где это разрешено нашим органом по аккредитации. Ваш аудитор свяжется с вами заблаговременно и обсудит с вами общую процедуру/процесс проведения аудита, включая опции дистанционного взаимодействия!

Что такое дистанционный аудит и как он проводится?

На первом этапе дистанционного аудита проводится «проверка документов». Предварительно обсуждается, какие документы доступны для изучения и какие технические возможности используются для этого (например, удаленный доступ к определенным документам через IT инфраструктуру организации, отправка документов по email и т. д.).
На втором этапе аудита, аналогично аудиту на месте, проводится анализ системы менеджмента, который включает интервью с сотрудниками, изучение записей и дополнительных документов и т.д. Опыт показал, что наш дистанционный аудит с пониманием воспринимается клиентами, проходит комфортно и результативно.

Что требуется от организации для возможности принять дистанционный аудит? В какой форме должны быть доступны документы?

TÜV AUSTRIA предпочитает работать с наиболее распространёнными приложениями для дистанционных коммуникаций, такими как, например, Skype для бизнеса. Программное обеспечение и любые другие формы коммуникаций, предпочитаемые вами, обсуждаются на этапе подготовки с аудитором в результате чего выбирается наиболее удобный и комфортный способ. Аудитору должен быть предоставлен доступ к вашим документам, необходимым для аудита, поэтому все документы должны быть доступны в электронной форме. Обмен данными должен происходить через зашифрованные и защищенные платформы. Доступ ко всем данным имеют только уполномоченные аудиторы, а хранение данных регламентируется процедурами, контролируемыми органом по аккредитации.

Сколько стоит дистанционный аудит? Есть ли разница в цене между проведением аудита на месте или дистанционным аудитом?

Нет, дистанционный аудит, включая проверку документов, проводится в таком же объеме и в той же продолжительности, что и аудит на месте.

На чем основано решение о проведении дистанционного аудита вместо аудита на месте?

В связи с изменившейся эпидемиологической ситуацией возникла необходимость согласовать с нашим органом по аккредитации быстрый переход от аудитов на месте к дистанционным аудитам. Это отвечает требованиям Руководства 41 «Реагирование на чрезвычайные события или обстоятельства V01_20200312 аккредитационного органа Австрийской республики», полномочного члена Международного форума IAF, который осуществляет надзор за работой TÜV AUSTRIA.

Наша организация не хочет проводить дистанционный аудит, но предпочитает провести аудит с непосредственным визитом аудитора. Можно ли перенести аудит на другой срок?

Продолжительность пандемии вируса CoVID-19 в настоящее время невозможно предсказать, поэтому дистанционный аудит гарантирует, что все ваши сертификаты останутся действительными. В связи с текущей эпидемиологической обстановкой, а также требованиями органа по аккредитации, мы обязаны проводить аудиты в соответствии с согласованным графиком и вынуждены использовать дистанционный аудит вместо аудита на месте.

Наша организация не хочет проводить аудит в этом году. Это возможно?

Несмотря на кризисную ситуацию, аудит не может быть отложен лишь по желанию организации, например, перенесен на следующий год. Согласно международным правилам сертификации, по истечении крайних сроков проведения аудита действие сертификата будет приостановлено и далее, к сожалению, сертификат будет аннулирован. Поэтому мы не рекомендуем этот шаг.

Отныне и навсегда аудиты будут проводиться только дистанционно (даже после кризиса CoVID-19)? Можно ли перейти на дистанционный аудит на постоянно?

Нет, дистанционные аудиты это временная и вынужденная мера. Проведение дистанционных аудитов должно соответствовать определенным требованиям. Текущая пандемия вируса CoVID-19 определена органом по аккредитации Австрийской республики как достаточная причина для применения дистанционных аудитов на время продолжения пандемии.

Когда проведение дистанционных аудитов будет отменено и можно будет перейти на традиционный аудит с выездом аудитора на место?

Как только ситуация нормализуется, непосредственный контакт между аудиторами и проверяемыми снова станут возможным.

Дистанционные аудиты будут проводиться TÜV AUSTRIA до тех пор, пока ограничения в связи с CoVID-19 не будут сняты и не восстановится нормальное функционирование организаций, когда станет возможным безопасный контакт между аудиторами и проверяемыми. Об окончании мер, требующих проведения аудитов в дистанционном формате будет сообщено отдельно. Если текущая ситуация улучшится к сроку аудита в вашей организации в соответствии с графиком сертификационного цикла, ваш аудитор проинформирует вас лично и, при наступлении благоприятных обстоятельств, сможет провести аудит на месте.